Пути повышения эффективности использования рабочего времени.
Планирование времени служит делу повышения эффективности использования рабочего дня. Считается, что день лучше всего начинать в одно и то же время, ибо человек — раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип "человек — хозяин работы, а не работа — хозяйка человека".
Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, чтобы до их прихода на работу у него была возможность уточнить для них задания и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня — легкие. Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные, контакты с которыми в первой половине дня ограничены, обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься делами, не требующими большой сосредоточенности, например, просмотром почты, или решением проблем, которые вновь появились с утра.
Для экономии времени в процессе работы необходимо избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, ибо они могут потребовать новых действий. Эти проблемы целесообразно зафиксировать, с тем чтобы вернуться к ним позже, что позволит завершить начатое, а проблемам "отлежаться" и принять более зримые очертания. Фиксация материала необходима также при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее вновь сосредоточиться.
В заключение приведем рекомендации известного американского предпринимателя и теоретика менеджмента Харви Маккея тем, кто желает сэкономить время:
è установить телефон в своем автомобиле;
è всегда заблаговременно предупреждать о намечающихся визитах;
è оставлять машину там, где гарантирован свободный выезд;
è никогда не совершать поездки, не имея при себе диктофона, благодаря которому можно, не отрываясь от руля, диктовать для себя служебные записки; è положить портативный магнитофон в карман пиджака, а другой
рядом с кроватью;
è всегда иметь при себе какой-нибудь полезный материал для чтения;
è попробовать всю неделю читать публикации по бизнесу вместо спортивных страниц и занятных материалов о всякой всячине;
è пройти курс техники скоро чтения;
è использовать телефонный автоответчик даже тогда, когда вы дома, что даст возможность избавиться от бесполезных разговоров;
è стараться проводить как можно больше совещаний по телефону
вместо заседаний с непосредственным участием сотрудников;
è всегда просить подчиненных предварительно кратко излагать рекомендации, а потом заслушивать обоснования;
è слушать магнитофонные записи и радиопередачи по вопросам бизнеса во время пробежки или спортивных упражнений;
è хвалить подчиненных, кратко излагающих суть дела, и выражать недовольство сотрудниками, не умеющими так поступать;
è избегать тех, кто тратит время;
è смотреть по телевизору утренние новости деловой жизни.