Признаки и свойства документа.
Документ
– это материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве. Внешние признаки документа –
документы изготавливаю на банках, формат А4 и А5, допускается использование банков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20мм-левое, 10мм-правое, 20мм-верхнее, 20-нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или светлых тонов. Для организации устанавливаются следующие виды бланков документа: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Внутренняя форма документа –
внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка. Формуляр документа.
Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его ФОРМУЛЯР. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – представляет собой графическу модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение реквизитов. ФООРМУДЯР, характерный для документов определенного вида (договор, протокол, акт), называется ТИПОВЫМ ФОРМУРЯРОМ. Реквизит документа –
каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа. РЕКВИЗИТ – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Реквизиты бывают графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми (из 2-х слов) или сложными (из частей грифы утверждения, согласования и др.). Постоянные и переменные реквизиты –
часть
информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она назыв. постоянной частью, т.е. постоянными реквизитами – это символы и индексы, наносимые типографическим или др. способом. Дополняющая, корректирующая информация вносится при оформлении конкретного документа наз. Переменной частью т.е. переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в док. в процессе его подготовки и оформления. Обязательные реквизиты документа –
Герб РФ-герб субъекта РФ-эмблема организации, код организации, наименование, справочные данные, наименование вида документа, дата, рег. №, подпись, печать. Разновидность документа –
организационные (акты, учр. Договор, устав, инструкции, штатная численность, расписание и т.д.); распорядительные (приказы, распоряжения, решения); плановые (планы соц. И эконом. Развития, бизнес-план, финансовый и.т.д.); финансово-бухгалтерские (годовой отчет, баланс, креди. дог, кассовые книги); информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, док. записки);учетно-статистическая (отчеты, таблицы, журналы, переписка). Свойства документа.
Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство –
свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа.
Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик. Подлинность документа –
в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов.