Методы и способы документирования.
Формы использования документов Архивного Фонда РФ.
Формы использования архивных документов
: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке; представление документов пользователям для исследований; экспонирование документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий; выдача документов во временное пользование; публикация документов. Информационное обеспечение пользователей
может быть либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов. Исполнение запросов.
Осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения. В основе поиска запрашиваемой информации находится определение архивного шифра ( по схеме: архив – фонд – опись – единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы. Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты. Ответом архива является архивная справка
(офиц. Документ, имеющий юридическую силу и содержащей арх. информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов); архивная выписка
(копия части текста арх. документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива); архивная копия
( офиц. Документ архива, воспроизводящий арх. документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.) Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива. Инициативное информирование
. Предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся док-ов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных. Для работы исследователей с арх. документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, заинтересованных в их работе. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном на один год. При первом посещении исследователи знакомятся с правилами читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточки пользователя и личное дело, исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Исследователь может получить под расписку в бланк заказа единовременно не более 5 описей и 10-20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально на 10 дней. При выдаче дел из хранилища в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. Выдача дел и документов во временное пользование производится на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов составляется дефектный акт. Самым распространенным видом использования документов является их публикация