Патентный и нормативный док-т
ПТ
– содержит ин-ю о результатах научно-технической деятельности и о правах владельцев на изобретение. ПД не может содержать непроверенных данных, подтверждается выводами гос.экспертизы, подлежит юр.охране государства. Патентная документация – это док-ты составленные в соответствии с патентным законодательством и устанавливающие официальное признание наличия изобретения. Изобретение-новое техническое решение задачи в любой области социальной деятельности, дающее положительный эффект. Право на изобретение удостоверяется авторским свидетельством или патентом. Авторское свидетельство-док-т удостоверяющий право автора на изобретение. Патент –док-т удостоверяющий официальное признание, официально зарегистрированный патентным ведомством РФ. Нормативный док-т
устанавливает общие правила, касающиеся разных видов деятельности или их результатов. К НД по стандартизации относятся стандарты
и технические условия
. Стандарт – нормативный док-т содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливаются на основе достижений науки и утверждаются в соответствии с действующим законодательством. Виды стандартов: международный
(ISO), межгосударственный(принятый государствами у которых единая политика в области стандартизации), национальный(стандарт принятый национ.органом одной страны по стандартизации). Технические условия
– нормат.док-т разработанный для установки требований, регулирующие отношения между изобретателем и заказчиком. Промышленный каталог – содержит перечень промышленной продукции, сведения об изделиях, тех.характеристики. Прейскурант – справочник цен, тарифов на продукцию, товары и услуги.
Особенности служебных документов. Требования к языку и стилю.
Язык и стиль официальных бумаг отличаются от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Стиль изложения в деловых посланиях – формально-логический. Его признаки: нейтральность, унификация, стандартизация терминов. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко. К стилю изложения информации предъявляют особые требования: - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;- однозначность используемых слов и терминов;- нейтральность изложения. Особенного внимания требуют лексические нормы, т.е. правила применения слов в речи. Нарушение лексических норм приводит к искажению смысла высказывания. Нарушение лексических норм порой связано с тем, что путают слова, близкие по звучанию, но разные по значению. Например: предоставить и представить (предоставить
– дать возможность воспользоваться чем-либо, представить– дать, передать что-либо). Для уточнения лексических норм рекомендуется обращаться к толковым словарям, спец. справочной литературе. Употребление имен собственных- в письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и прежде всего в формулах обращения. При обращении учитываются служебное положение адресата, сфера деятельности. Используется формула: «Уважаемый!» Выбор этикетных средств обусловлен коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке ситуаций могут подсказать правильный выбор слов и выражений.
Номенклатура дел: структура и порядок оформления.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Н.Д.-
это многофункциональный документ, используемый в разных целях: - номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел. – каждое дело имеет указание срока хранения документов, включенных в него. – номенклатура дел используется при построении информационно- поисковой системы по документам предприятия. – номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками свыше 10 лет. – номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации. Требования к номенклатуре. - охват всех документов , создаваемых в процессе деятельности организации, - раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, - четкая формулировка заголовка дела, которая отражает состав и содержание документов, - систематизация для внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. Виды номенклатур: Типовая номенклатура – составляется для организаций однородных по характеру деятельности, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура – состав дел однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Каждая организация должна составлять свою конкретную номенклатуру дел. Номенклатура составляется для каждого структурного подразделения. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. Составление номенклатуры- сначала изучается состав, содержание документов. Изучают устав, положение, штатное расписание, классификаторы, картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел. Главным источником являются документы организации. Очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, как Гос. Система Документационного обеспечения управления (инструкция по делопроизводству в ведомствах РФ , основные правила работы ведомственных архивов). Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатурных дел. Номенклатура ежегодно пересматривается и уточняется , а при изменении функций и структуры организации – заново составляется и согласовывается. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в ГОС. Системе ДОУ и в правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из 5 граф: индекс дела, заголовок дела, кол-во томов, сроки хранения и примечания. Номенклатура дел составляется в 3-х экз. ( 1-й экз. – хранится в службе ДОУ, 2-й экз. – в архиве, 3-й экз. – в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел).