Внутрифирменная информация
Деятельность любого предприятия сопровождается формированием, анализом и переработкой, распространением и использованием входящей, внутренней и исходящей информации, в совокупности образующей документальный поток данной организации.
Внутренний документальный поток составляют текстовые сообщения, не выходящие за пределы подготовившего их предприятия. В качестве примера можно привести следующие группы:
|
Названия группы документов |
Состав группы |
|
Организационно- распорядительная документация |
Устав предприятия; положения; инструкции (в т.ч. должностные); приказы по вопросам создания, реорганизации пли ликвидации предприятия; по вопросам внутренней жизни, по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения сотрудников; во исполнение действующих законов, постановлений, и решений вышестоящих организаций. Протоколы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами (Советом директоров, собранием акционеров, научными и научно-техническими советами). Докладные и объяснительные записки. Акты приема-передачи материальных ценностей, проведения испытании, инвентаризации и т.д. |
|
Документы по личному составу |
Личные дела. Трудовые договора (контракты). Штатно-списочный состав работников. Сведения о награждениях и поощрениях. Аттестационные документы. Планы и отчеты о повышении квалификации и переобучении сотрудников |
|
Планово-отчетная и учетная документация по основной деятельности предприятия |
Текущие и перспективные планы предприятия; планы выпуска продукции, планы инновационной деятельности. Оперативно-календарные планы-графики загруженности оборудования; обеспечение рабочих мест материалами и комплектующими изделиями и т.д. Отчеты о деятельности предприятия |
|
Финансовые документы |
Балансы доходов и расходов. Сметы расходов. Документы бухгалтерской отчетности. Ведомости зарплаты и т. д. |
|
Производственная документация |
Технические задания. Проектная и чертежно-конструкторская документация внутреннего использования. Технологическая документация. Протоколы испытаний и т.д. |
|
Документы по материально-техническому обеспечению производства |
Документы складского учета. Ведомости материально-технического снабжения. |
|
Внутренние издания для персонала |
Газеты, журналы, издаваемые предприятием или научно-производственными объединениями для персонала |
Многие внутренние документы являются конфиденциальными, что обязательно учитывается при работе с ними. Их значимость как источника информации трудно переоценить. Именно совокупный анализ внутренней документации позволяет создать информационную модель деятельности предприятия.
Поток исходящих документов предприятия представлен:
· планами и отчетами по комплексным целевым программам, в реализации которых участвует предприятие;
· отчетами (докладами) по основной деятельности для вышестоящих организаций;
· отчетами о перечислении сумм налогов и страховых денежных сумм, а также другими документами бухгалтерской отчетности;
· отчетами, подготавливаемыми для публикаций в прессе;
· служебными письмами (инициативными и ответами);
· справками;
· протоколами о намерениях; текстами договоров (на проведение НИОКР, проектных и изыскательских работ, оказание сервисных услуг и т.д.), контрактами, соглашениями;
· отчетами НИОКР, изыскательской и проектной документацией, выполненными в рамках договоров со сторонними организациями;
· сертификатами качества;
· заявками на изобретения, промышленные образцы, полезные модели, товарные знаки;
· рукописями статей, монографий, руководств и пособий; диссертациями; текстами докладов на конференциях;
· инновационными предложениями;
· коммерческими предложениями;
· документами, сопровождающими сбыт продукции (паспорта технических изделий, правила эксплуатации, транспортировки и хранения продукции);