Внутрифирменная информация
Желательна разработка подобных бланков-заданий на всю информационную продукцию СИ, подготовка которой может регламентироваться.
Мнения пользователей о качестве конкретных услуг выявляются и фиксируются, как было отмечено, в момент их предоставления. Кроме того, полезным оказывается анализ списков литературы к отчетам НИР, проектной документации, бизнес планам и инвестиционным заявкам, публикациям сотрудников. Устанавливается, была ли использована информация, предоставленная СИ, а также объем сведений, выявленных специалистами самостоятельно.
Показателем, характеризующим меру участия СИ в научно-производственной деятельности предприятия, является количество тем (договоров), взятых на информационное обеспечение. Вместе с тем реальные масштабы обеспечения обычно больше, нежели число заполненных бланков-заявок. Специалисты не обращаются в СИ или НТБ за сведениями о новых поступлениях книг, периодических изданий и промышленных каталогов или за информацией о вновь введенных стандартах и изменениях в них. Однако им регулярно предоставляются соответствующие сигнальные списки.
Именно поэтому для получения представления о результативности системы внутрифирменного информирования в целом проводят ежегодное анкетирование руководителей и специалистов предприятия. Часто оно преследует цели, выходящие за рамки анализа работы СИ. Изучается рациональность построения всей внутриорганизационной коммуникации и востребованности информации в зависимости от видения персоналом своего будущего на данном предприятии. В этом случае к составлению анкеты и обработке результатов привлекаются менеджеры по персоналу.
Коммуникативный аудит
Коммуникативный аудит – это процесс выявления и анализа внешней и внутриорганизационной информации, прямо или косвенно характеризующей репутацию предприятия, его образ, сформировавшийся в представлении различных групп общественности и персонала.
Проведение коммуникативного аудита предполагает изучение сообщений, содержащихся в трех информационных потоках: внешнем, исходящем и внутреннем. Прежде всего, отбираются внешние материалы, прямо или косвенно посвященные деятельности предприятия: статьи в газетах и журналах, тексты передач на радио и телевидении, сообщения, распространяемые по компьютерным сетям, материалы рейтингов и т.д. Одновременно анализируются публикации, характеризующие работу аналогичных или близких по профилю учреждений, среди которых данное предприятие не упоминается, и выясняются возможные причины подобного умалчивания.
Далее анализируются сообщения, распространяемые от имени организации: информация, размещенная на Web-сайте, рекламные материалы, имиджевые публикации, доклады сотрудников на различных конференциях и совещаниях, статьи в профессиональной печати и т.д.
И, наконец, изучается внутриорганизационная информация – внутрифирменные газеты и журналы, если речь идет о крупных предприятиях, кодексы чести, отдельные организационно-распорядительные документы. Привлекаются также результаты анкетирования руководства и персонала и, прежде всего, ответы на вопросы, касающиеся репутации предприятия.
Все перечисленные весьма разноплановые материалы изучаются по единой методике с использованием специально сконструированного инструмента анализа. Его разработка требует описания образа, к соответствию с которым предприятие стремится. Полнота и правильность описания обсуждается с руководством. Характеризуются:
· миссия и генеральные цели деятельности;
· ценности организационной культуры и средства, используемые для их претворения в жизнь;
· специфика деятельности, на которую предприятие хотело бы обратить внимание общественности; предмет гордости;
· культурные ценности и положительные изменения в жизни людей, с которыми предприятие связывает свою деятельность;
· нерешенные проблемы и трудности, отражение которых свидетельствует об открытости предприятия.
Далее выявленные внешние, исходящие и внутренние документы анализируются с точки зрения отражения в них перечисленных позиций. В рабочих таблицах фрагменты текста конкретных документов приводятся в авторских формулировках. Устанавливается частота встречаемости в текстах каждой позиций. Рабочие таблицы могут иметь следующий вид:
|
Название документа |
Аспект анализа | |
|
Специфика деятельности организации, предмет гордости | ||
|
В авторской формулировке |
В нормализованном виде | |