Внутрифирменная информация
· программами и приглашениями на конференции, юбилейные мероприятия, презентации и т. д.;
· имиджевыми изданиями (буклетами, юбилейными тематическими сборниками и альбомами, пресс-релизами и т. д.).
Комплексный анализ потока исходящих документов позволяет создавать информационную модель связей предприятия с внешним миром и устанавливать интенсивность делового сотрудничества.
Поток входящих и исходящих документов сходны по своему составу, так как те материалы, которые для одного предприятия являются исходящими, для всех остальных превращаются во входящие. Однако в процессе движения информации многие документы из неопубликованных (заявки на изобретения, рукописи статей и монографий, деловые предложения — инновационные и коммерческие) превращаются в опубликованные. Этот процесс обеспечивается многочисленными посредническими учреждениями, содействующими профессиональной коммуникации: издательствами, редакциями журналов, информационно-аналитическими и консалтинговыми центрами поддержки науки и производства.
Кроме того, входящий документальный поток предприятия формируется следующими учреждениями:
|
Учреждения |
Виды распространяемых документов |
|
Федеральные органы управления |
Законодательные материалы, распоряжения, приказы |
|
Отраслевые министерства |
Нормативно-технические, организационно- распорядительные документы |
|
Территориальные органы управления |
Организационно-распорядительная документация, информация о конкурсах на выполнение работ в рамках регионального заказа, торгах, тендерах |
|
Научно-технические фонды |
Информация о конкурсах на получение грантов для проведения НИР |
|
Выставочные объединения |
Информация о выставках-ярмарках, выставочные каталоги, рекламные сообщения и т. д. |
Управление качеством системы внутрифирменного информирования
Исходя из общих подходов, используемых для управления качеством, и учитывая специфику информационной деятельности, можно считать, что для построения результативной системы внутрифирменного информирования важно:
· регламентировать те процессы деятельности СИ, которые, во-первых, поддаются стандартизации, а во-вторых, существенно влияют на качество информационных продуктов и услуг;
· в обязательном порядке постоянно выявлять и анализировать мнения пользователей, но одновременно принимать и какие-либо объективные показатели участия СИ в жизни предприятия.
Рассмотрим каждое из этих положений. При информационном обеспечении исследований, разработок, инновационных проектов и т.д. важно четко обозначить регламент поиска необходимых сведений. Заложить параметры полноты и точности выдачи информации нельзя, но можно гарантировать:
· привлечение определенных информационных ресурсов (только собственным фонды и СПА; фонды других библиотек и информационных центров; ресурсы Интернета; обращение к специализированным отечественным и иностранными БД);
· соблюдение заданных хронологических границ поиска;
· глубину аналитической переработки информации (только выявление документов из фонда; составление библиографического списка документов по теме, независимо от их наличия в фонде, т.е. с ориентацией на совокупные информационные ресурсы; подготовка тематических подборок или дайджеста; составление таблиц фактографических данных, аналитических справок и т. д.).
В практике работы СИ и НТВ предприятия приняты стандартные бланки-задания на предоставление определенных информационных продуктов или услуг. Такие бланки заполняются на этапе принятия запроса, а после его выполнения в них фиксируется оценка пользователя качества информационного продукта или услуги. Бланки-задания служат средством регламентации технологических процессов и ориентируют на то, чтобы качество было заложено в информационную продукцию уже на этапе ее проектирования. Кроме того, в процессе их заполнения специалист-заказчик вовлекается в процесс обслуживания, получает представление о сложности информационного поиска, возможном изменении первоначальной формулировки темы и хронологических границ отбора, зависимости результата от активности его взаимодействия с исполнителем-сотрудником СИ.