Диагностика времени
После группировки работ им даётся оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени.
Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты:
1 общий перечень выполняемых работ;
2 перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности;
3 перечень и удельный вес повторяющихся работ;
4 перечень и удельный вес планируемых работ;
5 перечень и удельный вес нормируемых работ;
6 перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ.
В процессе анализа определяется, какие факторы обуславливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи, телефонные разговоры, приём посетителей, встречи с подчинёнными и т.п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая в наибольшей степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых злостных его расхитителей.
Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась, то он не доверяет подчинённым; если момент начала работы был определен спонтанно или на неё затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами, то в организации плохо поставлено планирование.
Основными причинами потерь времени являются:
1 нечёткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах;
2 неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;
3 неорганизованность и недисциплинированность подчинённых, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;
4 отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;
5 нерешительность руководителя, неумение работать с партнёрами, подчинёнными, посетителями, проводить собрания и совещания.
Контроль рабочего времени
Учёт использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль за своевременным началом и окончанием работы за правильным использованиям рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены). Этот контроль осуществляет руководители. Его объектами являются:
1 своевременная явка рабочих и служащих на работу, выявление всех неявок и опозданий
2 нахождение работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременность их обеденного перерыва
3 своевременность ухода сотрудников с работы по окончании рабочего дня или смены
4 фактически отработанное ими время, время простоя и другие виды недоиспользования рабочего времени по разным причинам.
Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с неё осуществляется по одной из следующих систем:
1 карточной - с помощью применения контрольных часов;
2 жетонной - с применение табельных жетонов или марок;
3 пропускной - посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков;